Samenwerken hoef je niet te leren. Daar zijn tools voor

Teamsport en het bedrijfsleven, over de parallellen zijn boekenkasten vol geschreven. Alleen spelen teams nu steeds vaker in wisselende samenstellingen en op verschillende velden tegelijk. Voor HR een uitdaging om succesvolle teams samen te stellen én ze de communicatie tools te geven waarmee ze overal en op ieder moment kunnen samenwerken.

Vorig jaar sloot ik me aan bij de plaatselijke voetbalclub. Mijn eerste teamsport. Ik ontdekte hoe leuk scoren is, ook al ben je niet degene die schiet. Hoe je moet blijven communiceren. ‘Achter je! Hier!’ Wat mijn sterke punten zijn en die van anderen, én hoe je die combineert. Op het sportveld is het de trainer, in organisaties kan HR helpen ideale teams samen te stellen en de tools aanbieden waarmee ze perfect kunnen samenwerken.

Chatten, vergaderen, bestanden delen

De afgelopen jaren zijn er allemaal teamtools bij gekomen waardoor we met de collega naast ons net zo snel, makkelijk en zorgvuldig kunnen samenwerken als met een freelancer, collega of klant in New York. Voor veel mensen is de werkplek daardoor niet meer dan een account geworden waarmee ze op verschillende devices inloggen. Om even iets af te stemmen via chat of videobellen. Een meeting in te plannen. Of om even in te bellen op de wekelijkse teambespreking terwijl ze naar een klant rijden.

Slack en Microsoft Teams zijn de meest bekende communicatieteamtools. In veel opzichten lijken die op elkaar. (Voordeel van Teams is dat deze in het Office 365 pakket zit en dus programma’s als Word, Excel, Powerpoint en Sharepoint geïntegreerd zijn). Nog een paar: Belmondo, Part-up, Eko, Trello, Asana, Speakap en Viadesk. Kwestie van uitproberen welke het beste in jullie organisatie past.

Met deze tools hoef je geen half uitgewerkte bestanden – waarvan niemand weet wat de laatste versie was – eindeloos heen en weer te sturen. Alle documenten staan altijd op één plek – in de cloud. En alle medewerkers werken (tegelijk) in dat ene document. Samen met freelancers, collega’s in Nederland of aan de andere kant van de wereld. En ook de klant wordt meer betrokken in het werkproces. Want doordat je  externe mailadressen kunt toevoegen is even iets afstemmen, delen of inzicht geven in de voortgang heel eenvoudig.

Even scrollen

In de team-app heeft iedereen zicht op zijn to do’s. En belangrijker: op een manier zoals hij dat zelf wil. Want niemand wil van alles op de hoogte gehouden worden via eindeloze cc’s vanuit e-mails. Gesprekken (met één collega, in een privé of open groep) staan op een tijdlijn in tabbladen en veel makkelijker te volgen dan per mail.

Ook niet onbelangrijk: alle conversaties en gedeelde informatie blijven toegankelijk. Even scrollen en je bent weer helemaal bij. Zo gaat er veel minder kennis verloren. Want wat bij het ene project besproken is, kan voor een ander project ook van waarde zijn en is makkelijk te kopiëren.

Beter organiseren

Slim digitaal samenwerken maakt het werk voor teams niet alleen makkelijker en overzichtelijker. Teamleden hebben hierdoor de vrijheid om te werken waar en wanneer ze willen en krijgen meer rust in hun persoonlijke workflow omdat ze hun werk veel beter kunnen organiseren.

Uiteraard moet je als bedrijf wel een beetje omvang hebben, voordat die tools nuttig zijn. In een klein bedrijf waar iedereen het grootste gedeelte van de tijd bij elkaar zit kun je net zo goed gewoon bij het koffieapparaat afspreken.

Succesvolle teams samenstellen

De samenwerkingstools voor teams zorgen ervoor dat je meer uit je team haalt, maar uiteraard wil je ook het beste team samenstellen. Ook daar zijn veel (nieuwe) tools voor, zoals eelloo, Breinstijl, UQ, Teamie en CircleLytics die helpen om de ideale teamdynamiek te creëren.

Veel van deze tools zijn gebaseerd op de theorie van Belbin. Het komt er op neer dat een team met allemaal dezelfde types niet erg succesvol is. Dat klinkt logisch maar in de praktijk bestaan veel teams uit ‘gelijkgestemden’. Wat nog eens wordt versterkt doordat mensen bij sollicitaties geneigd zijn mensen als zichzelf aan te nemen.

Volgens Belbin moeten organisaties bij het toebedelen van taken en functies niet alleen kijken naar vakinhoudelijke kennis, maar ook naar karakters van de teamleden. Ieder teamlid moet naast een inhoudelijke functie ook een rol krijgen die van nature bij hem past – de natuurlijke teamrol. Het ideale team bestaat volgens Belbin uit 9 verschillende teamrollen. Op te delen in groepjes van 3 – Denkers, Mensenmensen en Doeners. Een team met alleen maar denkers loopt het risico te verzanden in ideeën. En alleen maar doeners zullen veel werk verzetten zonder vernieuwend resultaat.

In ons voetbalteam is Janne ‘de vormer’, de drijvende kracht. Onze ‘voorzitter’ Milena hakt knopen door. ‘Monitor’ Damaris de bedachtzame analist. En ik? Ik herken me nog het meest in de ‘creatieve solist’. Afhankelijk van wat wil je bereiken kun je zo het ideale team samenstellen en succesvol samen laten werken. En tools helpen daarbij. Aan HR de taak de juiste HR Tech te kiezen of samen te stellen.

Over de auteur: Juliette de Swarte begon als journalist bij Het Parool, maar het ‘snelle’ nieuws, het nieuws waar morgen de vis in wordt verpakt, vond ze steeds minder interessant. Als tekstschrijver kan ze meer in een onderwerp ‘duiken’.

Geef brand building in 2020 de aandacht die het verdient

Brand building – of het nu personal, corporate of employee branding is – de aandacht hiervoor lijkt toe te nemen. Logisch in deze tijd van informatie-overload. Het is misschien wel noodzakelijker dan ooit om consistent uit te dragen wie je als organisatie bent. Dit is niet alleen relevant voor het aantrekken van nieuwe klanten, samenwerkingspartners […]

Interne influencers in opmars: #internfluencer

Collega’s die enthousiast content delen over hun bedrijf. Is dat een naïeve natte droom? Of een veredelde plicht voor de medewerker? Allebei een beetje. Maar in 2020 zal deze employee advocacy uitgroeien tot een gezamenlijk, haalbaar doel. En dat alles met behulp van een paar zetjes. Bedrijven die hun imago willen oppoetsen of hun reputatie […]

#teamhuman: mensen willen geen bot vangen

Hoe kan het dat we constant verbonden zijn, maar dat andere mensen en publieke instanties soms verder weg voelen dan ooit? Hoe kan het dat we met alle transparantie en openheid die technologie afdwingt, eerder minder dan meer vertrouwen in elkaar en in de overheid hebben? Daarom zeg ik, juist nu, in de nasleep van […]

Wees de held in jouw storytelling (en laat het zien)

Purpose. Weer een nieuwe marketinghype die wordt gebracht als Het Antwoord op de marketinguitdagingen in deze tijd? Of betekent purpose precies dátgene wat onder de oppervlakte speelt, dat ongrijpbare waar je iets mee moet. En wil? Omdat de tijd van gefocust zijn op de klant en winst, voorbij is? Stakeholders zijn op zoek naar morele […]

Communiceren over duurzaamheid? Start nu [3 redenen]

Duurzaamheid is een containerwoord dat geen eigen betekenis heeft. Hopeloos dus als je als communicatieadviseur de opdracht krijgt om voor jouw bedrijf of organisatie te communiceren over dit onderwerp. Lastig, daarom stel je dit maar even uit. Herkenbaar? Heel veel bedrijven doen wel iets aan duurzaamheid, maar communiceren daar niet over. Als je ermee aan […]

Communicatie tijdens verandertrajecten: let op je woorden

Misschien ben jij of ken jij een manager die te maken heeft met een groot veranderproces binnen de eigen organisatie. In dit artikel leg ik uit hoe de verkeerde woordkeus van managers al aan het begin van verandertrajecten voor een valse start zorgt. En er is één verschil met de valse start bij bijvoorbeeld een […]

Schandaal Belastingdienst: van vijandbeeld naar oprechte wil om te helpen

Column – De commotie rond de met kinderopvangtoeslagen blunderende Belastingdienst, brengt niet alleen (nogmaals) aan het licht dat er weeffouten in het systeem zitten. Het legt pijnlijk bloot dat de overheid onvoldoende in staat is echt mensgericht te denken en te werken. Ze kiest liever structuuroplossingen: reorganiseren, adviesteams en nieuwe functionarissen met verdergaande bevoegdheden. Terwijl […]

Hoe volwassen is je datagedreven marketing?

Iedere organisatie kent het probleem van een groeiend aantal kanalen en data. Om de kritische consument van nu beter te bedienen, moet alles slim aan elkaar worden geknoopt. Dus wat houdt iedereen nu tegen? Over de uitdagingen van de alledaagse praktijk die een datagedreven marketing in de weg staan.

Geheel volgens de Wet van Conway heeft iedere afdeling zijn eigen systeem en communicatiestructuur. Zeker in middelgrote tot enterprise bedrijven resulteert dat in versnipperde data in allerlei systemen en afdelingen. Dat gebeurt niet alleen bij verkoop, inkoop, of klantenservice, maar ook bij online marketing. E-mailstatistieken, bezoek- en klikgedrag, leadgeneratie en social media interactie zijn bij veel bedrijven nog gescheiden in personen en datasilo’s. Dat resulteert in beperkingen van de marketingmogelijkheden, zoals retargeting op één fase in de customer journey, lookalikes uitsluitend op basis van advertentiegegevens en een onvolledige blik op de consument.

In de praktijk betekent dat veel irrelevante communicatie boodschappen die voelen als “spam”: aanhoudende advertenties voor producten die de klant al heeft gekocht, verkeerde boodschappen voor de verkeerde doelgroep en een onsamenhangend geheel aan interactie. Kortom: precies het tegenovergestelde van wat iedere marketeer wil: gericht en relevant op het juiste moment communiceren met doelgroepen via verschillende kanalen en touchpoints. Het vermogen om te voldoen aan de klantwensen van nu hangt nauw samen met twee factoren: de integratie tussen communicatiekanalen en de databeschikbaarheid uit die kanalen. Deze maken samen het data driven marketing maturity model

Data

Data driven-marketing maturity model

Deze twee factoren resulteren in vier verschillende situaties waarin bedrijven zich kunnen bevinden:

  1. Single-channel marketing. Traditionele marketing waar de verschillende communicatiekanalen niet zijn geïntegreerd. De content wordt vanuit verschillende afdelingen en tooling op basis van datasilo’s aangestuurd.
  2. Omnichannel marketing. Veel bedrijven die zeggen dat hun marketing omnichannel is, werken in de praktijk met verschillende afdelingen die hun data (nog) niet goed integreren. De verschillende in- en outbound communicatiekanalen zijn weliswaar geïntegreerd, maar resulteren (nog) niet in-gepersonaliseerde marketing omdat slechts een klein gedeelte van de klantgegevens beschikbaar is in de 1-op-f1 communicatie. 
  3. Single-channel data-driven 1-op-1 marketing. Gepersonaliseerde 1-op-1 marketing met behulp van geïntegreerde relatiedata. De afdelingen en tooling werken nog echter afzonderlijk van elkaar. Daardoor wordt content niet geïntegreerd en afgestemd op de context van de communicatiekanalen. 
  4. Omnichannel data-driven 1-op-1 marketing. Gepersonaliseerde 1-op-1 marketing met behulp van geïntegreerde relatiedata. Hier kan een multidisciplinair team met behulp van tooling de in- en outbound communicatiekanalen en de content gecontextualiseerd en geïntegreerd aansturen.

Bedrijven kunnen hun volgende stap in twee verschillende richtingen zetten. 

Meer data ontsluiten

Op de werkvloer wordt vaak gedacht dat versnipperde klantdata er nou eenmaal bijhoort. Dat er oplossingen zijn om dit relatief eenvoudig op te lossen, is onbekend. Dat maakt van data ontsluiten een latente behoefte. Managers bekend met full suite oplossingen zien ook de hoge kosten die het centraliseren en bijhouden van databronnen met zich meebrengt. Veel oplossingen (ook van bekende, grote spelers) zijn gebaseerd op het periodiek continu synchroniseren van klantdata door het kopiëren en importeren van complete bronsystemen naar marketingtooling. Vergelijk het met iTunes vroeger waar je een exacte kopie op je device downloadde. Maar er is nu ook een Spotify-aanpak voor data-ontsluiting: je kunt data uit de onderliggende databases livestreamen. Daarmee wordt het ophalen en connecteren van data véél minder ingrijpend. En de data is bovendien realtime beschikbaar.

Zijn er potentieel veel data beschikbaar die niet worden gebruikt, dan zijn de eerste actiepunten: 

  • Inventariseer welke databronnen er zijn en bepaal het doel van elke databron;
  • Inventariseer hoe data beschikbaar gemaakt kunnen worden en stel een data-strategie op;
  • Breng alle beschikbare databronnen samen voor een centraal klantbeeld.

Heb je al stappen gemaakt in de integratie van relatiedata, dan zijn de volgende actiepunten: 

  • Creëer een 360° klantbeeld door alle gegevens rondom een individuele klant te organiseren;
  • Verrijk de klantgegevens door het berekenen van dynamische klantkenmerken;
  • Maak alle gegevens ook realtime beschikbaar om met je marketing direct in te kunnen spelen op het gedrag.

Communicatiekanalen verbinden

Mobiele applicaties, internet en social media vergroten het aantal communicatiekanalen dat intensief gebruikt wordt door klanten en prospects. Dat maakt het speelveld van marketingcommunicatie ingewikkelder, omdat ieder kanaal zijn data vaak nog opslaat in een afzonderlijk systeem. Daardoor ontbreekt een centraal overzicht voor de aansturing van campagnes.

De eerste actiepunten zijn in dat geval: 

  • Breng in kaart welke communicatiekanalen er worden gebruikt;
  • Stem alle kanalen op elkaar af en zorg dat data uit de kanalen met een tool kunnen worden ontsloten;
  • Selecteer afhankelijk van het tijdstip, plaats of doel een kanaal dat op dat moment het beste bij je klant past.

Heb je dit voor elkaar, dan is er sprake van een gepersonaliseerde aanpak voor outbound communicatie. Inbound is de volgende stap om de dienstverlening te verhogen en de next best action op basis van behoefte te bepalen. De volgende actiepunten zijn daarvoor: 

  • Stel de klant en de customer journey centraal en beweeg de kanalen daaromheen;
  • Stem de verschillende kanalen op elkaar af op basis van de klantrelatie;
  • Selecteer afhankelijk van het tijdstip, plaats of doel een kanaal dat op dat moment het beste bij de klant past.

Wat staat datagedreven marketing nog in de weg?

Natuurlijk is het verbeteren van je marketing niet alleen een kwestie van de juiste actiepunten op je actielijst zetten. In de praktijk zijn er twee overkoepelende uitdagingen die het ontsluiten van data en verbinden van communicatiekanalen in de weg kunnen staan: 

  • Technologie. Met ieder nieuw communicatiekanaal komt vaak een aparte tooling. Het e-mailsysteem is daar een herkenbaar voorbeeld van: de meeste bedrijven gebruiken nog steeds dezelfde oplossing die ze in het begin kozen. Dan worden er weliswaar nieuwsbrieven gestuurd en is er een jaarkalender om onder de aandacht van klanten te blijven, maar dat is nog verre van datagedreven marketing. De uitdaging is om de wildgroei aan datapaden die klanten bewandelen vast te leggen in een customer journey. Dat begint bij het kritische kijken naar de inzet en integratiemogelijkheden van iedere tool. Ook over de rol van marketing automation moet al worden nagedacht, want uiteindelijk moet technologie ook echt voor je gaan werken en actief bijdragen aan de organisatiedoelstellingen. 
  • Organisatie. Ieder nieuw communicatiekanaal krijgt doorgaans ook zijn eigen afdeling: van direct marketing en telemarketing tot online marketing en social media. Wil je de klant echter centraal gaan stellen, dan heeft dat ook gevolgen voor de organisatie. Overweeg het opzetten van multidisciplinaire teams. Een team dat de verschillende kanalen omvat, brengt het eigenaarschap van de klant samen op één plek. Het stellen van gemeenschappelijke doelen helpt vervolgens het oude silodenken te overstijgen. 

De volgende stap

Het ontsluiten van data en het verbinden van communicatiekanalen is echt geen jaren werk. Binnen enkele maanden kun je de data livestreamen uit de diverse datasilo’s en je marketing persoonlijker en relevanter maken. Iedere data-element en elk detail over je klant is op klantniveau te gebruiken voor segmentatie en personalisatie: zogeheten hyper segmentation en hyper personalization. Ook de inzet van AI en machine learning is binnen je 1-op-1 marketing toe te passen. De inzichten en voorspellingen die de algoritmes produceren kun je bijvoorbeeld real time aanroepen via een API en direct gebruiken voor je marketing.

Het is uiteindelijk niet de vraag of het mogelijk is, maar de vraag hoe je je marketing wilt gaan invullen. Denk je vanuit je bedrijf, dan kijk je niet verder dan je huidige mogelijkheden. Denk je echter vanuit je klant, dan zie je precies welke stappen je nog moet maken op weg naar een volwassen datagedreven marketing. 

Benieuwd hoe datagedreven je marketing al is en waar je aandachtspunten liggen? Doe hier de Ternair Data-Driven Maturity Check.

Prins Andrew: de nachtmerrie van iedere woordvoerder

Column – Het interview met prins Andrew is het beste wat er recentelijk gebeurd is in Groot-Brittannië na uitstel van de Brexit, als je het mij vraagt. Wat een smulpartij was dit gesprek dat hij voerde met de interviewer Emily Maitlis van de BBC. Alles waar een woordvoerder of persvoorlichter je voor wil en moet […]

Weg met wantrouwen, de meeste mensen deugen

Overheden en andere instanties richten zich op leugenaars en oplichters. In plaats van hun dienstverlening te verbeteren voor de good guys, doen ze aan risicomanagement. Ze zoeken consequent naar punten waarop er misbruik kan worden gemaakt van een regeling of functionaliteit. Om vervolgens de boel zo dicht te timmeren dat het onnodig ingewikkeld en stroperig […]

Digitaal contact met gemeenten: dit vinden Nederlanders belangrijk

Inwoners nemen anno 2019 niet alleen face-to-face of telefonisch contact op met de gemeente. Ook digitale kanalen zoals de website en social media worden (vaak) gebruikt. Hoe ervaren Nederlanders dit digitale contact met gemeenten eigenlijk? Welke kanalen vinden ze prettig om te gebruiken? En hoeveel vertrouwen hebben Nederlanders in digitaal contact met de gemeente? We […]

Verdringt kunstmatige intelligentie menselijk contact? [5 trends]

De manier waarop wij onderling menselijk contact hebben, verandert. De kwalitatieve groeispurt van kunstmatig intelligente systemen heeft invloed op meerdere domeinen, ook op de manier hoe wij in de toekomst gaan communiceren. Die communicatie is niet alleen van mens tot mens, maar ook van mens tot machine en andersom. In dit landschap zie ik 5 […]

Corporate stories en narratieven: hoe zet je ze effectief in?

Storytelling en narratieve strategie: de onderwerpen hebben veel raakvlak en lijken daarom dicht bij elkaar te liggen. Beide benaderingen gebruiken de kracht van verhalen. Toch zijn er wezenlijke verschillen in zowel de (strategische) functie als in de uitvoering. Een bewuste keuze is dus belangrijk. Als verhalen en narratieven strategisch worden ingezet, kunnen ze namelijk van […]

Page generated in 1,758 seconds. Stats plugin by www.blog.ca